Gut geführte Besprechungen versorgen alle mit den für sie wichtigen Informationen, erhöhen die Motivation und die Bindung an das Unternehmen und bringen zugleich Firmenleitung und Belegschaft enger zusammen. Bei Ihnen scheint dagegen eher der Eindruck des unverbindlichen „Gelabers“ und der Zeitverschwendung vorzuherrschen.
Ihre Formulierung „ab und zu“ weist schon darauf hin, dass Sie solche Gesprächsrunden nicht regelmäßig ansetzen. Da könnte bereits die erste Ursache für den Frust liegen. Besprechungen sollten nämlich in einem eindeutigen Turnus stattfinden und auch einen klar vorgegebenen Rahmen haben. Das unterstreicht ihren Stellenwert und legt die Basis für Verlässlichkeit. Zudem kann sich kein „Druck“ oder Unmut aufstauen.
Zu den organisatorischen Regelungen zählt, dass die Treffen rechtzeitig und mit einer Tagesordnung angekündigt werden. So kann jeder sich darauf vorbereiten. Als Chef müssen Sie früh überlegen, welche Ziele Sie haben, welche Strategien Sie einschlagen wollen und welche Konflikte es geben könnte. Zu jedem Tagesordnungspunkt muss erläutert werden, worum es geht und was angestrebt werden soll. Das Ergebnis muss schriftlich festgehalten werden inklusive der Festlegungen, wer was bis wann erledigt. Die wichtigsten „Spielregeln“ lauten: pünktlich beginnen; jeder spricht nur für sich; alle können ausreden und haben das Recht, ihre Meinung zu sagen; alle bleiben sachlich und beim Thema; es werden kurze, präzise Statements zum jeweiligen Thema gegeben und keine langatmigen Monologe gehalten; auf „Killerphrasen“ wird verzichtet (zum Beispiel „Das hat es bei uns noch nie gegeben“); Nebengespräche sind ebenso tabu wie Unterbrechungen durch Handys und ähnliches; der vorgegebene Zeitrahmen wird nicht überschritten; beim Nachfolge-Treffen wird jeweils kontrolliert, was mittlerweile abgearbeitet worden ist.
Es hat sich im Übrigen bewährt, sich eher kurz, dafür aber in einem kurzen Rhythmus zu treffen.
Besprechungen, Besprechungsregeln
