Vielen Unternehmern geht es leider wie Ihnen. Von neuen Wegen des Zeitmanagements und der Selbstorganisation profitieren Sie selbst, aber auch Ihr berufliches Umfeld: Ihre Mitarbeiter ebenso wie Ihre Kunden sehen sich dann einem Chef gegenüber, der sich auf die wichtigen Dinge konzentriert, der Ziele konsequent verfolgt und der nicht ständig „irgendwie geistig abwesend“ ist. Wie sehen nun die „neuen Wege“ aus: Zunächst müssen Sie die für Sie wichtigen Werte erkennen und sich entsprechende berufliche und unternehmerische, aber auch familiäre und gesellschaftliche Ziele setzen. Beschränken Sie sich lieber auf wenige, aber wichtige Ziele, die Sie konkret und positiv, realistisch und messbar formulieren. Und gewöhnen Sie sich an, jeden Tag zumindest eines dieser Ziele anzupacken.
Weiterhin sollten Sie sich bewusst machen, womit Sie wie viel Zeit verbringen. Tragen Sie in einem so genannten Zeitkreis die einzelnen Aktivitäten ein. Analysieren Sie zusätzlich, wie lange Sie sich gedanklich mit den einzelnen Aktivitäten befassen. Beschäftigen Sie Ihre Probleme und Aufgaben zum Beispiel auch noch zu Hause? Daneben gibt es den „Wunschkreis“. Er zeigt die Zeiteinteilung, die Ihnen am liebsten wäre. Optimal ist es, wenn alle drei Kreise deckungsgleich sind.
Als zusätzliches Instrument empfiehlt sich das Zeitprotokoll. In ihm wird jede Tätigkeit in Zeiteinheiten von ca. fünf Minuten aufgenommen. Danach können gleiche Tätigkeiten wieder in Blöcke zusammengefasst und in der Summe kann gesehen werden, was wie lange gemacht wurde. Das Protokoll muss zwei Angaben enthalten: aufgewendete Zeit und Tätigkeit. Interessant für die Analyse ist noch eine weitere Spalte: die Begründung, warum man etwas tut. Unnötige Tätigkeiten, die sich einfach nur eingeschlichen haben, sollte man genauer ansehen und möglichst auf sie zu verzichten.
Schon alleine durch das Zeitprotokoll wird angeregt, bei der Arbeit Blöcke zu bilden, Zusammenhängendes also auch zusammen zu erledigen. Das ist zugleich eine gute Übung für eine bessere Arbeitsorganisation. Versuchen Sie demnach trotz der Hektik des Alltags, bestimmte Tätigkeiten zu „blocken“, zum Beispiel Angebote bearbeiten, Telefonate oder Mitarbeitergespräche führen, Post erledigen, E-Mails lesen und schreiben. Wer alles durcheinander mischt, muss ständig „den Faden neu aufnehmen“. Das strengt an und kostet Zeit. Bei dieser Strukturierung der Arbeit werden Sie zudem einige Tätigkeiten grundsätzlich überdenken, da Sie sie vor sich selbst begründen müssen.
Zeitfallen sollten Sie unbedingt aus dem Weg räumen. Das können sein ein überzogener Perfektionismus, die Unentschlossenheit, etwas zu tun oder (noch) nicht zu tun, und als Konsequenz daraus der Zwang, vieles auf den letzten Drücker fertig stellen zu müssen, die Schwäche, Dinge wirklich abschließend zu erledigen anstatt sie immer wieder aufzugreifen, sowie die Unfähigkeit zu delegieren, also der Zwang, lieber alles selbst erledigen zu wollen.
Bewährt hat sich zudem, am Vorabend bereits den nächsten Tag grob zu planen. Da natürlich immer viel Unvorhergesehenes passiert, sollten Sie aber etwa ein Drittel Ihrer Zeit als „Puffer“ unverplant lassen.
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