Die Marketingberater der Zukunfts-Initiative greifen Ihnen da natürlich gerne unter die Arme. Wenn eine solche Veranstaltung ein Erfolg werden soll, gibt es ja viel zu tun und zu beachten. Da ist es gut, frühzeitig in die Planungen einzusteigen, wie Sie es ja erfreulicherweise tun.
In einem ersten Schritt sollten Sie festlegen, was das eigentliche Ziel dieses Tages sein soll, also etwa „mehr Bekanntheit für meinen Betrieb", „Aufbau eines neuen Images", „Werbung unter möglichen Neukunden" oder „Vertiefung von Stammkundenbeziehung". Damit einher geht die Frage, welche Zielgruppen Sie ansprechen, wen Sie also einladen wollen. Ein günstiger Termin muss gefunden werden (Achtung wegen Feiertagen, Ferienzeiten, Konkurrenzveranstaltungen am Ort und darüberhinaus!) und der Ablauf und der Kostenrahmen müssen grob geplant werden. Prüfen Sie auch, ob Sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten wollen und können, um so Synergieeffekte zu nutzen. Diese ersten Überlegungen sind auch ein richtiger Zeitpunkt, um Ihre Belegschaft zu informieren und zum Mitmachen zu motivieren.
Etwa drei Monate vor dem „großen Tag" sollten Sie die Gästeliste zusammenstellen (inklusive von „Promis") sowie sich um Einladungen, Anzeigen und sonstiges Werbematerial für das Event kümmern. Achten Sie dabei darauf, dass alles zum bisherigen Werbeauftritt Ihres Unternehmens passt. Jetzt sollten Sie sich auch konkretere Gedanken über das Programm machen: Gibt es Reden? Welche Aktionen bieten Sie an? Benötigen Sie dazu Dritte, etwa Sponsoren, die Verleiher von Hüpfburgen, Lieferanten von Essen und Getränken und so weiter? Welche technischen Voraussetzungen brauchen Sie dazu, welche Genehmigungen von Behörden? Wollen Sie einen eventuelllen Überschuss der Aktion spenden?
Der Veranstaltungsablauf und der Einsatzplan für das Personal sollten dann acht Wochen vorher „stehen". Nun ist es auch Zeit, die Einladungen zu verschicken und die Werbemaßnahmen inklusive einer Pressemeldung konkret anzugehen.
Wenn noch ein Monat Zeit ist, sollten Sie nachprüfen, ob Sie noch im Kostenrahmen sind, und sicher sein, dass der Ablauf Ihren Vorstellungen entspricht. Buchen Sie Anzeigen in Wochenblättern, später auch in den Tageszeitungen.
Zwei Wochen vorher müssen die Werbemittel fertig sein (Handzettel, Plakate und ähnliches), die Absprachen mit allen Helfern und sonstigen Unterstützern (Lieferanten, Großhändler, Gastronomie, Behörden et cetera) erfolgt sein. Ihr Unternehmen muss so langsam „auf Vordermann gebracht" werden. Wenn wichtige Personen noch nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, sollten Sie nachhaken. Laden Sie jetzt auch die Presse zur Berichterstattung über Ihren Tag der offenen Tür ein.
Die letzten Tage vor dem Event widmen Sie dann dem Aufbau und dem Check der technischen Anlagen, der Dekoration der Räume und ähnlichen letzten Vorbereitungen wie dem Einüben Ihrer Rede oder zumindest Ihrer Begrüßungsworte. Schärfen Sie auch noch einmal allen Mitwirkenden ein, dass das Wohl der Gäste oberstes Ziel ist.
Ganz wichtig, aber leider häufig unterbewertet ist die systematische Nachbereitung und Auswertung dieses Tages: Dazu gehören der Dank an die Mitarbeiter und Helfer, die Nachberichterstattung in der Presse (eventuell „aufgehängt" an die Übergabe der Spende), die Manöverkritik mit den Beteiligten inklusive einer Dokumentation dessen, was besonders gut oder schlecht war, und von Verbesserungsvorschlägen für das nächste Mal und natürlich die Auswertung der Kundenkontakte, das „Nachlegen" mit einem Direktwerbebrief und das Durchführen einer Kosten-Nutzen-Analyse.
Tag der Offenen Tür
